Caso demostrativo · Empresa con alto volumen administrativo
Que el volumen crezca sin que crezca la carga manual.
Este es un ejemplo ilustrativo. No corresponde a un cliente real y los datos del tablero son ficticios. Muestra cómo abordamos una situación habitual en empresas del sector.
El problema
La administración vive procesando papeles.
Una empresa de servicios con muchos clientes y proveedores recibe todos los meses una gran cantidad de facturas, comprobantes y movimientos bancarios. El equipo administrativo los descarga, los carga en el sistema, los concilia y arma reportes, casi todo a mano.
A medida que la empresa crece, el volumen aumenta más rápido que la capacidad del equipo. Los atrasos se acumulan y los errores de carga aparecen cuando ya generaron un problema.
- Carga manual de facturas y comprobantes de compra y venta.
- Conciliaciones bancarias que se atrasan semanas.
- Información duplicada entre el sistema, las planillas y los mails.
- Reportes que se arman desde cero cada fin de mes.
- Un equipo que dedica más tiempo a cargar datos que a analizarlos.
La solución
Automatización, ERP e IA con revisión profesional.
La propuesta ordena los circuitos administrativos sobre un ERP bien configurado, automatiza las tareas repetitivas y suma inteligencia artificial para leer y clasificar documentos. El equipo pasa de cargar a revisar: las personas controlan las excepciones y toman las decisiones.
- 01
ERP preparado para el volumen
Implementación u optimización del sistema de gestión, con circuitos y responsables definidos.
- 02
Carga masiva automatizada
Importación automática de comprobantes y extractos al sistema, sin tipeo manual.
- 03
Conciliaciones automáticas
Cruce de bancos y cuentas corrientes con reglas definidas y un reporte de excepciones para revisar.
- 04
IA para documentos
Lectura y clasificación de comprobantes y detección de anomalías, siempre con la revisión de una persona.
- 05
Reportes automáticos
Reportes periódicos que se generan con la información del sistema, listos para analizar.
Tablero de demostración
Qué vería la dirección cada mes.
Un ejemplo del tipo de tablero que construiríamos para una situación como esta. Los valores son ficticios.
Monitor de procesos automatizados
Comprobantes procesados
3.912
+6,4 %vs. mes anterior
Conciliados automáticamente
87 %
+1,1 %en puntos porcentuales, vs. mes anterior
Excepciones para revisar
142
-5,3 %vs. mes anterior
Reportes generados
36
Comprobantes por tipo de procesamiento
| Período | Procesamiento automático | Revisión manual |
|---|---|---|
| Abr | 2.880 | 460 |
| May | 2.990 | 460 |
| Jun | 3.050 | 460 |
| Jul | 3.170 | 450 |
| Ago | 3.210 | 470 |
| Sep | 3.400 | 512 |
Excepciones enviadas a revisión
- Comprobante sin orden de compra48
- Diferencia de importe39
- Proveedor sin datos fiscales27
- Posible duplicado17
- Otros11
Objetivos
Qué busca lograr la solución.
Objetivos de trabajo, no resultados obtenidos ni garantizados.
- 01El equipo administrativo con tiempo para revisar y analizar.
- 02Cada dato cargado una sola vez y disponible para todas las áreas.
- 03Conciliaciones bancarias al día.
- 04Errores y anomalías detectados antes de que generen un problema.
- 05Más volumen procesado sin sumar horas de carga manual.
Soluciones que aplicarían
Servicios involucrados
Sector
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